Alfresco översikt

Alfresco är den ledande Enterprise Content Management (ECM) produkten baserat på öppen källkod. Företaget bakom produkten, som också heter Alfresco och är baserat i London, drog igång utvecklingen 2005, och har sedan dess förutom att skapa en bra produkt, skapat en stor användarcommunity. 

För slutanvändaren

Den webbaserade klienten för Alfresco som kallas Share ger användarna möjlighet att på ett enkelt och intuitivt sätt börja att lägga in och hantera dokument. Alla dokument versionshanteras, du kan lägga till kommentarer på dokumenten, skicka dem för granskning och godkännande och ändra rättigheter på filer.
En webbplats för samarbete (Collaboration) finns också, där du kan skapa en Wiki, Blogg, Diskussionsforum, Kalender och datalistor. Via en anslagstavla får användarna en enkel överblick över vad som skett i deras webbplats, vilka dokument de jobbar med eller information hämtat från externa tjänster.

Med hjälp av stöd för windows filserverprotokoll (CIFS) kan användarna direkt i utforskaren jobba med drag & släpp för att lägga till nya filer. För att redigera är det bara att dubbelklicka filen, eller öppna den via applikationens vanliga öppna dialog.

För användare av Microsoft Office 2003 eller senare så finns stöd för den klient som normalt bara visar sig när Sharepoint används. Alfresco emulerar sharepointprotokollet så att den inbyggda klienten visar sig även när användaren kopplar upp sig mot Alfresco. Det ger möjlighet för ut- och incheckning med mera direkt från Office.

E-post kan sparas direkt från de flesta epostklienter. Det sker genom att användaren får en extra Alfresco-inkorg med hjälp av protokollet IMAP. Inkommande epostmeddelanden kan då flyttas direkt till Alfresco med drag och släpp. Dokument som ligger i Alfresco, och som inte är epostmeddelanden, kan även de visas i epost-klienten genom att de bäddas in i ett virtuellt epostmeddelande som visar information (metadata) om dokumentet, samt länkar för att utföra funktioner.

För administratören

Alfresco är en javabaserad serverapplikation som kan köras på de flesta plattformar med stöd för Java (J2EE). Det krävs ingen som helst installation av klientkomponenter. Men det innebär inte att det bara är via webbläsare som informationen kan hanteras. Alfresco satsar på att stödja etablerade protokoll och öppna standarder. I fallet CIFS så finns detta på de flesta operativsystem idag, så det är bara att mappa upp en katalog i Alfresco. Även protokoll som IMAP, FTP, NFS och WebDAV stöds. Som systemadministratör slipper du alltså utrullning av klientkomponenter.

Hantering av användare och grupper kan ske via centrala användarkataloger. Synkronisering sker via LDAP, schemalagt eller att synkronisering startar automatisk om en helt ny användare loggar på. Autentisering kan sedan ske via NTLM, Kerberos, LDAP samt några ytterliga protokoll mot central server. Inga lösenord behöver sparas lokalt. Stöd finns även för Single Sign On (SSO).

Enklare administrativa uppgifter delas ut till webbplatsadministratörer, som själva kan hantera den skapade samarbetswebbplatsen. I det ingår att bjuda in nya medlemmar och att välja layout och innehåll på anslagstavlan för webbplatsen. De får också full access till alla dokument i samarbetswebbplatsen.

För utvecklaren

Att bygga ut funktionalitet i Alfresco behöver inte nödvändigtvis betyda att du måste vara en programmerare. Med hjälp av den inbyggda regelmotorn kan du skapa nya funktioner genom att fånga händelser i Alfresco. Det kan till exempel vara att ett nytt dokument läggs till eller att ett metadatafält uppdateras. Då kan du välja från ett flertal inbyggda funktioner såsom att skapa en pdf, skicka epostmeddelande eller lägga dokumentet till ett enkelt arbetsflöde. Allt sker direkt i Alfresco gränssnitt.

Behövs lite mer avancerade funktioner kan dessa skrivas med hjälp av Javascript. Sedan kan de anropas av regelmotorn i Alfresco. Vill du använda funktionerna för integration mot andra system eller mot en portal kan du göra det med hjälp av det REST baserade Webscripts. När du via http protokollet anropar dina funktioner, så kan du få svaret i ett flertal format såsom formaterad html, xml eller json. Formattering sker med hjälp av Freemarker, som även används för mallhantering i flera andra delar av Alfresco, såsom skapandet av epostmallar.

I grunden är Alfresco en Java applikation, som använder sig av Spring framework. Så med hjälp av utveckling i Java kan du göra ny avancerade funktioner, eller helt byta ut existerande funktioner med hjälp av Spring java beans. Att du då har tillgång till källkoden underlättar naturligtvis. Alfresco har också tagit fram SpringSurf ramverket, som webbklienten är byggd på. Det kan du använda för att bygga ut Alfresco, men även helt egna webbapplikationer. För integration stödjer Alfresco även CMIS, Content Management Interoperability Services, en OASIS standard för dokument och informationshantering som stöds av de flesta stora ECM leverantörerna.