Lösningar

Vi kan erbjuda er lösningar för er informationshantering inom flera områden. Vilket område ni väljer att satsa på först beror på era verksamhetskrav. Alfresco som plattform kommer dock inte begränsa vilket ert nästa steg kan bli när ni vill bygga vidare på er informationshanteringslösning. Vissa av funktionerna nedan är standardfunktioner och kräver endast konfiguration, andra kan kräva viss utveckling. Kontakta oss för mer information.

Dokumenthantering

Dokumenthantering är grunden i Alfresco. Du kan enkelt hantera filer och versionshantera dem. I dokumentöversikten får du tumnaglar över filerna. Klickar du på detaljvyn så får du en flashbaserad inbyggd förhandsvisning, så att du kan läsa dokumentet utan att behöva tillgång till applikationen som skapade dokumentet. Rättigheter till filer ärvs från mappen de placeras i eller så tilldelar du individuella rättigheter till personer eller roller. Åtkomst till filer sker via webbaserad klient, men även med hjälp av Windows filserverprotokoll CIFS, så att du direkt kan öppna filer i Windows utforskaren. Använder du Microsoft Office 2003 eller senare kan du hantera filer direkt via Sharepointprotokollet som Alfresco emulerar.

Intranet

Bygg ett Intranät med hjälp av Alfresco. Du kan skapa informationen online med hjälp av inbyggd editor så att redaktörer inte kräver kunskap i html. Med Alfresco kan du aggregera information från externa källor, inte bara dokumentrelaterad information. Det krävs inte ett klassiskt CMS för ett intranät, det krävs en verksamhetsapplikation.

Bildarkiv

Alfresco har en inbyggd renderingsmotor som gör att du kan byta mellan olika bildformat, eller ändra storlek på bilderna. Renderingar kan skapas on-demand. Du kan även automatiskt extrahera EXIF metadata från filerna för att lagra dessa i Alfresco. Färdiga Dashlets med tumnaglar finns för att snabbgranska bilder.

Ärendehantering

Även mappar kan ha anpassade metadata, vilket gör att du kan använda dem för enklare ärendehantering. Ärendekortet blir din mapp med tillhörande metadata, handlingar och händelser läggs som dokument i mappen. Till detta kan vi sedan skapa rapporter för att ge en översikt över ärenden och dess status. Idag saknas stöd för mer avancerad ärendehantering såsom kommunal nämndshantering, men initiativ finns för att ta fram det tillsammans med andra intressenter.

Samarbetsportal

En bra samarbetsportal skall göra det enkelt att dela dokument, men även ge möjlighet för blogg, diskussioner i forum, delad kalender, blogg och wiki. Användarna möter en anslagstavla där det tydligt framgår vad som är aktuellt, vilka dokument som uppdaterats, och uppgifter som skall utföras i ett arbetsflöde. Ansvarig för en skapad samarbetsportal kan själv bjuda in nya medlemmar, konto skapas automatisk och inbjudan skickas till användare via e-popst.

Arkivlösning

Records management, eller arkivhantering, brukar beskrivas som konsten att städa bort. Av olika skäl finns det anledning att inte spara information för alltid, även om det idag är tekniskt möjligt och inte så kostsamt. Alfresco är certifierat enligt den amerikanska Records Managent standarden DOD5015.2, och som kan utgöra en grund för att ta fram en lösning för svenska krav.

Webbpublicering

Alfresco WCM skiljer sig från klassiska CMS system genom att de har separerat redigering från publicering. Du skapar och redigerar innehållet på Alfresco servern. Efter att innehållet gått igenom ett arbetsflöde för godkännande publiceras det till en eller flera externa servers. Dessa behöver inte vara Alfresco server, utan kan vara Apache, Tomcat, IIS eller andra. I dagsläget är Alfresco WCM mer inriktat mot högvolymsajter, men framöver kommer intressanta funktioner för mindre webbsajter.

E-post

I Alfresco kan du tillgängliggöra informationsarkivet via epost-protokollet IMAP. Det stöds av i stort sett alla marknadens epostläsare, och du kan då mappa upp Alfresco som en extra inbox utan krav på installation av lokala program. Sedan kan du dra och släppa epostmeddelande för att arkivera dem. Vanliga dokument i Alfresco blir även de tillgängliga genom att de paketeras i ett virtuell epostmeddelande, där metadata syns direkt, och med klickbara länkar för att hantera innehållsfilerna. Alfresco kan också ge varje mapp en unik epostadress så att du via SMTP kan skicka meddelanden direkt till informationsarkivet i Alfresco.

Arbetsflöden

Genom att automatisera återkommande uppgifter kan du få en säkrare hantering och underlätta för användarna. Det första flödet som brukar införas är ett gransknings- & godkännandeflöde. Du kan med den inbyggda flödesmotorn välja att skicka uppgifter parallellt eller seriellt, sätta deadlines med eskalering, och när du till exempel gått igenom ett gidkännande sätta aktuell status på dokumentet, samt rendera en pdf med stämpling av godkännandeinformation.

Informationsplattform

En lösning för dokumenthantering och lagring av annan information skall inte bara vara en egen fristående applikation skild från andra verksamhetssystem. Användarna skall kunna söka och konsumera information, och även kunna skapa nya dokument direkt från den applikation de arbetar med. Det är därför viktigt att det finns öppna och dokumenterade api:er. Alfresco kan integrera med Webscripts (REST), Java, JSR268, CMIS med flera metoder.

Avtalshantering

Genom att registrera dina avtal i ett system som ger dig möjlighet att bevaka uppsägningsdatum kan du undvika att många avtal automatförlängs, och därmed spara stora kostnader. Se till att din lösning ger dig en notifiering om att ett avtal är på väg att löpa ut, eller ge ansvarig möjlighet att be ta ställning till om avtalet skall sägas upp eller förlängas. Komplettera det med “Contractual obligations”, saker som skall utföras enligt avtalet, och låta systemet bevaka att de blir utförda.